Projekte & Teams#

Jeder Vorgang gehört zu einem Projekt. Welche Projekte du siehst, hängt davon ab, ob dich ein Team dafür freischaltet oder dich jemand direkt hinzugefügt hat.

Was ein Projekt ist#

Ein Projekt bündelt ein Arbeitsgebiet: ein Produkt, einen Dienst oder eine interne Initiative. Es hat eigene Vorgänge, ein eigenes Board, eigene Spalten und eigene Stichwörter. Projekte kommen sich nicht in die Quere.

Jedes Projekt hat:

• Ein Projektkürzel, das Präfix an jedem Vorgang darin.
• Workflow-Status, also die Spalten, die ein Vorgang durchläuft.
• Stichwörter, wiederverwendbare farbige Tags.
• Mitglieder und eine oder mehrere Leitungen.
• Ein Board, ein Backlog, eine Zeitachse und Berichte, alle auf das Projekt begrenzt.

Das Projektkürzel#

Beim Anlegen bekommt ein Projekt ein kurzes Kürzel in Großbuchstaben, etwa HIN, MOB oder INF. Die Vorgänge darin heißen dann HIN-1, HIN-2, HIN-3 und so weiter. Diesen Namen behält ein Vorgang dauerhaft.

So nutzt du das Kürzel:

• HIN-42 in der Suchpalette springt direkt zum Vorgang.
• HIN-42 im Chat versteht jede Person im Team.
• HIN-42 im Branchnamen oder in der Nachricht eines Commits verknüpft die Arbeit mit dem Vorgang, wenn das Projekt an ein Repository angebunden ist.

Nummern werden der Reihe nach vergeben und nie wiederverwendet. Auch nach Archivieren, Löschen oder Verschieben kommt die 42 nicht zurück. Du kannst ein Kürzel also gefahrlos in Dokumente schreiben.

Workflow-Status, Stichwörter und Mitglieder#

• Workflow-Status sind die Spalten des Boards und die möglichen Werte für den Status. Neue Projekte starten mit Backlog → Open → In Progress → In Review → Done, wobei Done als erledigt markiert ist. Eine Leitung kann alles später ändern.
• Stichwörter sind farbige Tags, einmal pro Projekt definiert und an jedem Vorgang darin nutzbar, etwa design, performance, security, good-first-issue. Weil niemand sie frei tippt, bleiben sie einheitlich und durchsuchbar.
• Mitglieder arbeiten im Projekt. Sie erscheinen bei der Zuweisung, im Personenfilter des Boards und in Berichten. Mitglieder mit der Markierung Leitung dürfen die Konfiguration des Projekts ändern.

Deine Projekte durchsehen#

Projekte in der Navigationsleiste zeigt alle Projekte, die du sehen darfst.

Die Seite „Projekte“ mit einer Karte pro Projekt.

Über den Karten sitzt der Umschalter Aktiv / Archiviert, oben rechts „Neues Projekt“.

Ein Klick auf eine Karte öffnet die Vorgangsliste des Projekts. Die Schaltfläche Einstellungen auf der Karte siehst du nur, wenn du sie nutzen darfst.

Was dir eine Karte auf einen Blick sagt#

• Quadratisches Symbol: das Projektbild oder, ohne Bild, das Kürzel in dicktengleicher Schrift.
• Zeile unter dem Namen: Kürzel und Projektleitung, etwa HIN · Leitung admin.
• Mitglieder und Status: wie viele Personen hier arbeiten und wie viele Spalten der Workflow hat.
• Balken: wie viel der Arbeit erledigt ist.
• Gesichter: die Mitglieder, mit +2, wenn nicht alle hineinpassen.
• Tagzahl: wie viele Stichwörter das Projekt definiert.

Aktiv und archiviert#

Der Umschalter wechselt zwischen Aktiv und Archiviert. Unter dem Seitentitel steht der Stand, etwa „3 aktiv · 0 archiviert“.

Archivierte Projekte sind schreibgeschützt und verschwinden aus der aktiven Liste. Vorgänge, Kommentare, Anhänge und Historie bleiben auffindbar und lesbar. Gelöscht wird nichts, zurückholen geht jederzeit. Das passt für fertige, abgesagte oder ruhende Projekte.

Ein Projekt anlegen#

Klick oben rechts auf Neues Projekt.

Das Kürzel entsteht beim Tippen aus dem Namen, hier BP aus „Billing & Plans“.

Außerdem gibt es Beschreibung, Projektleitung und Farbe. Unten steht der Workflow, mit dem das Projekt startet. Sind Projektvorlagen eingeschaltet, wählst du zusätzlich, ob neue Fristen in Kalendertagen oder Arbeitstagen zählen. Vorgewählt ist der Standard deiner Organisation.

Den Vorschlag für das Kürzel kannst du überschreiben. Das Kürzel muss:

• in Großbuchstaben stehen und mit einem Buchstaben beginnen,
• zwei bis zehn Zeichen aus Buchstaben und Ziffern lang sein,
• auf dem ganzen Server eindeutig sein. Sonst siehst du vor dem Speichern „Dieser Schlüssel ist bereits vergeben.“

Workflow und Stichwörter passt du später in den Projekteinstellungen an.

Teams und warum du nicht alles siehst#

Du siehst nicht automatisch jedes Projekt auf dem Server. Eine Kollegin sieht vielleicht sechs Projekte, du nur zwei. Das ist kein Fehler. Zugriff auf ein Projekt muss gewährt werden.

Die Regel in drei Zeilen#

Du siehst ein Projekt, wenn einer dieser Punkte zutrifft:

1. Du bist direkt Mitglied dieses Projekts.
2. Ein Team, in dem du bist, gewährt dir dieses Projekt.
3. Du bist Team-Admin eines Teams, dem das Projekt gehört.

Auch Administratorinnen und Administratoren der Plattform sehen ein Projekt nur auf einem dieser Wege. Der Server prüft das bei jeder Anfrage. Ein Projekt ohne Zugriff taucht deshalb auch nicht in Vorgangsliste, Suche, Berichten, Boardfiltern oder Benachrichtigungen auf. Einen extra Freigabeschritt gibt es nicht: Die Gewährung ist der Zugriff.

Was ein Team ist#

Ein Team ist eine Gruppe von Personen plus eine Reihe von Projekten. Wer im Team ist, kann in den Projekten des Teams arbeiten. Nimmst du dem Team ein Projekt weg, verlieren alle den Zugriff, die es nur über dieses Team hatten.

Eine Teamseite mit Kennzahlen, Projekten und letzter Aktivität.

Teams in der Leiste zeigt die Teams, in denen du bist. Jede Karte zeigt Kürzel, Mitgliederzahl, einige Gesichter und wie viele Projekte das Team gewährt. Bei Teams, in denen du selbst bist, steht deine Rolle: Admin oder Mitglied.

Oben auf der Teamseite stehen „Mitglieder hinzufügen“ und „Projekt hinzufügen“. Dazu kommen vier Reiter:

• Überblick: Kennzahlen zu Mitgliedern, Team-Admins und Projekten, die gewährten Projekte und die letzte Aktivität.
• Mitglieder: wer im Team ist, mit Rolle und erreichbaren Projekten.
• Projekte: die gewährten Projekte. Hier hängst du bestehende an oder legst neue fürs Team an.
• Einstellungen: Name, Kürzel, Farbe und Symbol des Teams, eine Erklärung der Rollen und die Gefahrenzone.

Zwei Rollen#

Rolle	Was sie darf
Team-Admin	Volle Kontrolle über dieses Team: Mitglieder, Projekte, Einstellungen und wer welche Seiten der Wissensdatenbank liest. Verwaltet auch die Einstellungen jedes Projekts, das dem Team gehört. Sieht immer jedes Projekt des Teams.
Mitglied	Arbeitet an den gewährten Projekten. Kann Mitgliedschaft und Einstellungen des Teams nicht ändern.

Drei Stufen von Projektzugriff#

Wenn du jemanden ins Team holst, legst du Rolle und Projektzugriff zusammen fest.

Schritt 2, „Zugriff“: Rolle und Projektzugriff auf einer Seite.

„Zurück“ führt zum Schritt „Personen“. „1 hinzufügen“ speichert Person, Rolle und Zugriff auf einmal.

• Alle Projekte: schließt auch Projekte ein, die später ans Team gehängt werden.
• Bestimmte Projekte: nur die angekreuzten Projekte.
• Noch keine Projekte: Die Person ist im Team, sieht aber noch kein Projekt. Praktisch, wenn du den Zugriff später klären willst.

Team-Admins sind die Ausnahme: Sie sehen immer alle Projekte ihres Teams, egal was eingestellt ist.

Zugriff auf die Seiten des Teams#

Im selben Schritt legst du fest, welche Seiten der Wissensdatenbank die Person lesen darf, die dem Team gehören:

• Keine: Die Seiten des Teams bleiben für sie geschlossen. Das ist die Voreinstellung.
• Alle Seiten des Teams: auch Seiten, die später dazukommen.
• Ausgewählte Seiten: nur die gewählten. Eine Seite schließt alles darunter ein, wähle also die oberste, die passt.

Team-Admins lesen immer alle Seiten ihres Teams. Den Zugriff eines Mitglieds änderst du später im Reiter Mitglieder. Andere Mitglieder sehen dort nur, wie viele Seiten jemand bekommen hat, aber nicht welche. Welche es sind, sehen nur Team-Admins.

Die Projekte, die einem Team gehören#

Im Reiter Projekte gewährst du dem Team Projekte.

„Bestehendes anhängen“ listet alle Projekte, die das Team noch nicht hat.

• Jede Zeile zeigt Kürzel, Name und Leitung mit einem Kästchen. Der Button zählt mit, etwa 1 anhängen.
• Neu erstellen legt ein Projekt an, das von Anfang an dem Team gehört.

Entfernst du ein Projekt aus dem Team, verlieren die Mitglieder den Zugriff über dieses Team. Die App sagt dir das vor dem Bestätigen. Wer das Projekt auch direkt oder über ein anderes Team erreicht, behält es. Hinata prüft jeden Weg.

„Ich bin sicher, dass es dieses Projekt gibt, aber ich finde es nicht“#

Dann fehlt dir der Zugriff. Du hast drei Möglichkeiten:

• Lass dich zum Projekt als Mitglied hinzufügen.
• Lass dich in ein Team aufnehmen, das es gewährt.
• Bist du schon im Team, bitte einen Team-Admin, deinen Zugriff unter Bestimmte Projekte zu erweitern.

Das können Team-Admins des Teams und Leitungen des Projekts. Die Änderung wirkt sofort, ohne neue Anmeldung.

Ein Beispiel, bei dem es klick macht#

Drei Projekte: Hinata Platform (HIN), Mobile App (MOB) und Infrastructure (INF). Dazu zwei Teams:

• Core Platform gewährt HIN und INF.
• Design & Mobile gewährt MOB.

Vier Personen:

• Nora ist Mitglied von Core Platform mit Alle Projekte. Sie sieht HIN und INF.
• Sam ist Mitglied von Design & Mobile und sieht nur MOB. HIN erscheint nirgends, auch nicht in Suche, Berichten oder Boardfiltern.
• Ida ist Team-Admin von Core Platform. Sie sieht HIN und INF unabhängig von Zugriffseinstellungen und kann die Einstellungen beider Projekte ändern. Weil sie INF außerdem leitet, darf sie dort auch Git verbinden oder das Projekt löschen.
• Ruben ist Mitglied von Design & Mobile und direktes Mitglied von HIN, weil er dort einen Screen gestaltet. Er sieht MOB über das Team und HIN über die direkte Mitgliedschaft.

Nach der Einrichtung braucht es dafür keine Administration mehr. Team-Admins gewähren Projekte, Leitungen konfigurieren sie.

Was eine Projektleitung ändern kann#

Die Einstellungen eines Projekts dürfen seine Leitungen ändern und die Team-Admins jedes Teams, dem das Projekt gehört. Das gilt für Name, Workflow, Mitglieder, Termin und Fristen sowie die Zeit-Einstellungen. Normale Mitglieder sehen die Seite nicht, deshalb fehlt ihnen die Schaltfläche auf der Karte. Den Adminbereich braucht dafür niemand, und Plattformadmins haben hier keine eigenen Rechte.

Vier Dinge bleiben bei den Leitungen: das Projekt löschen, Git verbinden, das Projekt einem anderen Team anhängen und festlegen, wer das Projekt leitet. Team-Admins können sich also nicht selbst zur Leitung machen.

Die Projekteinstellungen von „Hinata Platform“.

Links stehen Allgemein sowie Leitung & Mitglieder, rechts Stichwörter, Archiv und die Gefahrenzone.

Allgemein#

Bild (oder Kürzelsymbol), Name, Kürzel, Beschreibung und eine Akzentfarbe, die das Projekt in der ganzen App einfärbt.

Unter dem Kürzelfeld siehst du live, wie Vorgänge heißen werden, etwa „Aufgaben lauten wie HIN-42“.

Leitung & Mitglieder#

• Markiere ein Mitglied mit einem Stern, um es zur Projektleitung zu machen. Den Stern setzen und entfernen können nur Projektleitungen. Team-Admins verwalten die Mitglieder, ändern aber nicht, wer leitet.
• Ein Projekt braucht immer mindestens eine Leitung. Ohne Leitung lässt sich nicht speichern.
• Mitglieder hinzufügen durchsucht alle Personen auf dem Server. Neue Mitglieder werden benachrichtigt.

Stichwörter#

Namen eintippen, Farbe wählen, Hinzufügen drücken. Später kannst du Stichwörter umbenennen, umfärben oder entfernen. Eine Umbenennung gilt für alle Vorgänge, die das Stichwort schon tragen.

Workflow-Status#

Die Spalten eines Vorgangs in ihrer Reihenfolge. Du kannst Status hinzufügen, umbenennen, per Ziehen umsortieren und entfernen.

• Der Schalter Erledigt markiert einen Status als fertig. Burndown, Fortschrittsringe und durchgestrichene Teilaufgaben richten sich danach.
• Ein Projekt braucht mindestens zwei Status und mindestens einen erledigten. Weniger lässt der Editor nicht zu.

„Status hat noch Aufgaben“ zählt die Vorgänge und bietet die übrigen Status als Ziel an.

„Migrieren & entfernen“ bleibt inaktiv, bis du ein Ziel gewählt hast.

Speichern#

Die Einstellungen sind ein Entwurf. Sobald du etwas änderst, erscheint unten eine Leiste mit Ungespeicherte Änderungen, Verwerfen und Änderungen speichern. Erst nach dem Speichern erreicht die Änderung das Projekt und andere Personen.

Ist etwas ungültig, zeigt die Leiste „Pflichtfelder ausfüllen, um zu speichern“.

Archivieren#

Die Karte Archiv hat einen Schalter: Projekt ist aktiv. Schaltest du ihn aus, wandert das Projekt in den Reiter „Archiviert“ und wird schreibgeschützt. Es bleibt vollständig lesbar, bis jemand den Schalter wieder einschaltet.

Wenn ein Projekt endet, ist das fast immer der richtige Schritt.

Löschen#

Die Gefahrenzone ganz unten hat eine Schaltfläche: Projekt löschen. Das ist die einzige wirklich unumkehrbare Aktion.

Die Bestätigung zeigt, was verloren geht, und fragt, was mit den Vorgängen passiert.

• Die Bestätigung nennt die echten Zahlen: Boards und Sprints, Teams, von denen das Projekt gelöst wird, und Wikiartikel.
• Die Vorgänge kannst du löschen oder in ein anderes Projekt verschieben.
• „Löschen“ bleibt inaktiv, bis du den Projektnamen eintippst.
• Ein Board, das mit anderen Projekten geteilt ist, bleibt bestehen und verliert nur dieses Projekt.

Wer was darf#

Aktion	Wer
In einem Projekt arbeiten: Vorgänge anlegen, kommentieren, Zeit buchen, Karten bewegen	Jedes Mitglied des Projekts
Ein Projekt überhaupt sehen	Direkte Mitglieder, Personen, denen ein Team es gewährt, Team-Admins eines Teams, dem es gehört
Name, Kürzel, Stichwörter, Workflow, Mitglieder, Termin, Fristen und Zeit-Einstellungen ändern, archivieren	Projektleitungen und Team-Admins eines Teams, dem das Projekt gehört
Ein Projekt löschen, Git verbinden, es einem anderen Team anhängen, festlegen, wer es leitet	Nur Projektleitungen
Kommentare anderer Personen löschen	Projektleitungen und Team-Admins eines Teams, dem das Projekt gehört
Teammitglieder hinzufügen oder entfernen, Rolle, Projektzugriff und Seitenzugriff setzen	Team-Admins
Projekte vom Team lösen	Team-Admins
Name, Kürzel, Farbe oder Symbol eines Teams ändern	Team-Admins
Arbeitszeit, Abwesenheiten, Feiertage, Abrechnung	Organisationsadmins, auf der Seite Organisation
Alles Übrige: Nutzerkonten, Anmeldung, E-Mail, Integrationen	Plattformadministration, im Adminbereich

Für die letzte Zeile wendest du dich an die Person, die den Server betreibt. Was dort liegt, steht unter Adminbereich.

Wie es weitergeht#

• Mit Vorgängen arbeiten: gute Vorgänge schreiben.
• Boards & Sprints: die Workflow-Status als Spalten, über die du Karten ziehst.
• Dinge finden: über alle sichtbaren Projekte suchen und auf eines eingrenzen.
• Berichte & Dashboard: wo erledigte Status und Fortschritt zu Diagrammen werden.
• Erste Schritte: zurück zum Einstieg.