Abwesenheiten: Urlaub und Krankheit#

Urlaub und Krankheitstage stehen neben deinen Stunden: unter Zeiterfassung → Abwesenheiten. Dafür braucht es das erweiterte Time-Tracking. Konten, Anträge und der Teamkalender brauchen zusätzlich das Abwesenheitsmanagement, das deine Organisationsadmins einschalten.

Eine Abwesenheit hindert dich nie daran, Zeit zu erfassen. Sie ist Planung.

Arbeitszeiten und Feiertage#

Unter Einstellungen → Zeiterfassung → Arbeitszeiten legst du deine geplanten Stunden je Wochentag fest und den Feiertagskalender, nach dem du dich richtest.

• Solange du keine eigenen festlegst, gilt die Vorgabe des Servers.
• Eine Änderung gilt ab dem Datum, das du wählst. Frühere Wochen behalten ihre Stunden.
• Feiertagskalender pflegen die Organisationsadmins. Meist folgt einer den gesetzlichen Feiertagen einer Region und füllt sich jedes Jahr von selbst neu.

Wochenenden, Feiertage und Tage ohne geplante Stunden kosten keinen Urlaub.

Die Ansicht Abwesenheiten#

Abwesenheiten hat vier Pillen:

• Meine: deine Tage, vergangene und kommende, mit Suche, Filter nach Art und Reihenfolge.
• Anträge: was du beantragt hast und was daraus wurde.
• Zu entscheiden: der Posteingang für alle, die über Anträge entscheiden. Für alle anderen leer.
• Konten: was dir in diesem Jahr zusteht.

Eine fünfte Pille, Team, erscheint, wenn der Team-Abwesenheitskalender eingeschaltet ist.

Die Pille Meine mit einem offenen und einem eingetragenen Urlaub.

Du startest über Abwesenheit beantragen im Kopf, das + auf dem Handy, das Tagesmenü im Kalender (langer Druck oder Rechtsklick) oder Abwesenheit beantragen in der ⌘K-Palette. Ein Tipp auf eine Abwesenheit öffnet sie und bietet genau das an, was noch geht.

Urlaub beantragen#

1. Tippe auf Abwesenheit beantragen.
2. Wähle Art und Tage. Wenn die Art es erlaubt, markierst du den ersten oder letzten Tag als halben Tag.
3. Schreib auf Wunsch eine Notiz. Sie liest, wer entscheidet.
4. Wähle auf Wunsch eine Vertretung. Diese Person wird informiert und muss nichts bestätigen.
5. Schick den Antrag ab.

Deine Anträge: einer offen, einer abgelehnt mit Begründung.

Während du die Tage wählst, zeigt der Server, was die Spanne kostet: Arbeitstage, Feiertage darin und was danach bleibt. Ein Hinweis sagt dir, wenn das Konto nicht reicht oder der Vorlauf kürzer ist, als die Art verlangt. Hinweise sperren nichts.

Ein beantragter Tag ist im Kalender schraffiert und trägt eine Sanduhr. Zeit kannst du darauf weiter erfassen.

Es dir anders überlegen#

• Solange niemand entschieden hat, kannst du einen Antrag zurückziehen oder bearbeiten. Die Tage werden neu berechnet.
• Eine genehmigte Abwesenheit kannst du selbst stornieren, bis sie beginnt. Die Tage gehen zurück auf dein Konto, und wer entschieden hat, wird informiert.
• Hat sie begonnen, können sie nur noch die Personen ändern, die Abwesenheiten verwalten.

Über Anträge entscheiden#

Zu entscheiden mit einem offenen und zwei entschiedenen Anträgen.

Jede Karte unter Zu entscheiden zeigt Person, Zeitraum, Zahl der Tage und Hinweise: Konto zu klein, Vorlauf zu kurz, wie viele andere zur selben Zeit fehlen. Wie viele Tage jemand noch hat, steht dort nie.

• Eine Ablehnung braucht eine Begründung. Die Person, die gefragt hat, sieht sie.
• Niemand entscheidet über den eigenen Antrag, auch keine Organisationsadmins. Bleibt sonst niemand, geht der Antrag an die Organisationsadmins.
• Eine Art mit Automatisch wird beim Eingang genehmigt, und die Historie sagt das.

Krank melden#

Krank melden fragt nur nach den Tagen. Die Meldung gilt sofort, auch rückwirkend, und braucht keine Genehmigung.

• Eine Bescheinigung lädst du in Hinata nicht hoch. Seit 2023 holt der Arbeitgeber die eAU direkt bei der Krankenkasse ab (§ 109 SGB IV).
• Deinem Arbeitgeber meldest du dich trotzdem selbst. Hinata ist diese Meldung nicht.
• Wirst du an Tagen eines genehmigten Urlaubs krank, gehen diese Tage von selbst auf dein Konto zurück und der Urlaub wird kürzer (§ 9 BUrlG). Wer den Urlaub genehmigt hat, erfährt, dass er kürzer wurde, nicht warum.

Wer Krankheit als Krankheit sieht: nur die Personen, die zur Verwaltung der Abwesenheiten benannt sind. Ist niemand benannt, die Organisationsadmins. Alle anderen, auch im Teamkalender, sehen nur Abwesend.

Dein Konto#

Konten zeigt je Art: Anspruch, Genommen, Geplant und Rest, dazu den Übertrag aus dem Vorjahr.

Das Urlaubskonto mit Anspruch, genommenen, geplanten und übrigen Tagen.

• Geplant sind genehmigte Tage, die noch vor dir liegen. Rest ist das, was du noch beantragen kannst.
• Journal listet jede Bewegung mit Datum und Grund. Jede Zahl lässt sich darauf zurückführen.
• Noch nicht zugeteilt heißt, dass noch niemand den Anspruch für dieses Jahr eingetragen hat. Über deinen Vertrag sagt das nichts.

Übertrag und Verfall#

Je nach Art gehen ungenutzte Tage ins nächste Jahr: keine, alle oder bis zu einer Grenze. Übertragene Tage verfallen an einem festen Datum, standardmäßig am 31. März.

Tage verfallen erst, nachdem du informiert wurdest. Hinata schickt einen jährlichen Hinweis (standardmäßig am 1. Oktober) und einen weiteren sechs Wochen vor der Frist, in der App, per Mail und als Push. Deine Hinweise stehen unter Erhaltene Hinweise.

Der Team-Abwesenheitskalender#

Ein Monat im Teamkalender mit dem Kapazitätsband oben.

Ist der Team-Abwesenheitskalender eingeschaltet, zeigt Team, wer in einer Gruppe wann fehlt.

• Wähle die Gruppe (Meine Projekte, ein Team oder ein Projekt) und schalte zwischen Monat und Quartal um.
• Deine Organisation legt fest, wie viel zu sehen ist: nichts, nur Abwesend oder die Art der Abwesenheit. Krankheit steht immer als Abwesend da.
• Beantragte Zeiträume sind schraffiert, genehmigte gefüllt.
• Leitungen und die Abwesenheitsverwaltung sehen zusätzlich ein Kapazitätsband: geplante Stunden minus Feiertage und genehmigte Abwesenheiten. Es ist immer eine Summe über mindestens drei Personen.
• Auf dem Handy wird aus dem Kalender eine Liste nach Wochen.

Die Dashboard-Karte Heute abwesend zeigt, wer in deinen Projekten heute fehlt.

Für die Abwesenheitsverwaltung#

Organisationsadmins können Personen benennen, die Abwesenheiten verwalten. Diese finden Abwesenheiten verwalten in ihren Einstellungen.

Abwesenheitsarten#

Drei Arten sind vorgegeben: Urlaub (20 Tage im Jahr, entschieden von den Organisationsadmins, sechs Monate Wartezeit), Krankmeldung (wird nie genehmigt) und Sonstiges (unbezahlt). Sie lassen sich anpassen, aber nicht entfernen. Eine Art, die schon benutzt wurde, wird stillgelegt statt gelöscht.

Jede Art legt fest:

• Bezahlt, Zählt gegen ein Kontingent und Tage pro Jahr.
• Zuwachs: Kein Zuwachs, Einmal im Jahr oder Monatlich.
• Übertrag ins nächste Jahr: Kein Übertrag, Unbegrenzt oder Bis zu einer Grenze, dazu Übertrag verfällt am.
• Minussaldo erlaubt, mit dem höchsten Minussaldo.
• Muss genehmigt werden und Wer entscheidet: Teamleitung, Benannte Personen, Organisationsadmins oder Automatisch.
• Halbe Tage erlaubt, Vorlauf, Höchstens am Stück und Was andere sehen.

Ansprüche und Journal#

Ansprüche zeigt den Stand jeder Person je Art und Jahr.

• Jahr zuteilen vergibt den Anspruch an eine Person oder an viele. Eine Vorschau zeigt vorher, was jede Person bekommt.
• Korrektur buchen verschiebt ein Konto um einen Betrag und verlangt immer eine Begründung.
• Jede Buchung landet im Journal. Konten werden daraus berechnet, nie gespeichert.

Ein nächtlicher Jahreslauf überträgt Tage und bucht Verfall. Verfall wird nur gebucht, wenn der Hinweis rechtzeitig festgehalten wurde. Wo das Gesetz Tage länger erhalten kann, etwa nach langer Krankheit, macht der Lauf einen Vorschlag und die Verwaltung entscheidet.

Nächste Schritte#

• Deine Stunden: Erweitertes Time-Tracking.
• Für Admins: einschalten und Regeln festlegen.