Vorgänge teilen#

Manchmal muss jemand einen einzelnen Vorgang verfolgen, der weder im Projekt noch in einem berechtigten Team ist. Die Referentin, die bei der IT eine eSIM bestellt hat, soll Rückfragen beantworten können, ohne das ganze IT-Projekt zu sehen. Dafür teilst du genau diesen Vorgang mit ihr. Sie ist dann beteiligt.

Was Beteiligte können#

Aktion	Mitglied	Beteiligte
Vorgang lesen, Verlauf und Anhänge ansehen	ja	ja
Kommentieren, antworten, reagieren, Sprachnachricht schicken, Anhang hochladen	ja	ja
Eigenen Kommentar bearbeiten oder löschen	ja	ja
Felder ändern, verschieben, archivieren, löschen, klonen	ja	nein
Bearbeiter des Vorgangs werden	ja	nein
Zeit buchen	ja	nein
Beobachten, exportieren	ja	ja
Weitere Personen beteiligen	ja	nein, nur sich selbst entfernen

Lena ist an INF-2 beteiligt und sieht das Projekt Infrastructure nicht.

Beteiligte sehen vom Projekt nur, was der Vorgang zum Anzeigen braucht: Name, Schlüssel, Status und Stichwörter. Projektseite, Board, Sprints, andere Vorgänge, Berichte, die Mitgliederliste und gebuchte Zeiten bleiben für sie unsichtbar. Verknüpfte Vorgänge und übergeordnete Epics erscheinen nur, wenn sie selbst mit ihnen geteilt sind.

Einen Vorgang teilen#

1. Öffne den Vorgang und tippe oben rechts auf ⋯.
2. Wähle Teilen mit ….

Teilen mit … steht im Menü ⋯ des Vorgangs.

3. Suche die Person über das Feld Person suchen … und tippe auf sie.

Ein Tipp auf die Person teilt den Vorgang mit ihr.

Sie steht dann unter Beteiligte, mit dem Hinweis, wer sie wann beteiligt hat. Darunter siehst du die Mitglieder, die den Vorgang ohnehin sehen.

Beteiligte mit dem Hinweis, wer sie beteiligt hat, darunter die Mitglieder. Ein Vorgang lässt sich mit höchstens 25 Personen teilen. Infrage kommen alle aktiven Konten deiner Organisation. Wer kein Konto hat, erreicht euch weiter über E-Mail zu Vorgang.

Teilen dürfen alle, die im Projekt mitarbeiten. Wählst du jemanden, der schon Mitglied ist, ändert sich nichts.

Zwei Abkürzungen#

• Erwähnung im Kommentar: Erwähnst du mit @ jemanden, der den Vorgang nicht sehen kann, erscheint unter dem Kommentarfeld ein Hinweis. Beteiligen öffnet den Dialog mit der Person.
• Zuweisen: Wer das Projekt nicht öffnen kann, kann den Vorgang nicht übernehmen. Statt einer Fehlermeldung bietet Hinata an, die Person zu beteiligen.

Was die beteiligte Person bekommt#

Sie erhält eine Mitteilung „… hat dich an INF-2 beteiligt“. Die Glocke klingelt immer; Push und E-Mail richten sich nach ihrer Einstellung Zuweisungen. Ab dann beobachtet sie den Vorgang und hört von Kommentaren und Änderungen wie jede Beobachterin.

Beteiligung und erster Kommentar in Lenas Mitteilungen.

Den Vorgang findet sie unter Beobachtet, in der Liste Issues und in der Suche. Im Vorgang steht oben ein Hinweis, dass sie beteiligt ist und das Projekt nicht sieht. Wer in gar keinem Projekt ist, bekommt auf der leeren Seite Issues einen Verweis auf Beobachtet.

Geteilte Vorgänge stehen unter Beobachtet.

Beteiligung beenden#

• Mitglieder öffnen Teilen mit … und tippen bei der Person auf Entfernen.
• Beteiligte tippen im Hinweis oben im Vorgang auf Verlassen und bestätigen.

Vor dem Verlassen fragt Hinata noch einmal nach.

Danach sieht die Person den Vorgang nicht mehr, ihr Abonnement endet, und schon gesammelte Mails werden verworfen. Eine Zuweisung bleibt davon unberührt.

Was festgehalten wird#

Jede Beteiligung und jedes Entfernen steht im Verlauf des Vorgangs („… hat Lena Vogt beteiligt“) und im Audit-Log der Organisation.

Die Beteiligung im Verlauf des Vorgangs. Wird ein Konto gelöscht, verschwindet es aus allen Beteiligungen. Wird ein Vorgang verschoben, bleiben die Beteiligten dabei.