Schichten planen#

Mit der Schichtplanung organisiert ihr Events wie einen Messestand, ein Vereinsfest oder einen Dienstplan. Ein Event hat Schichten, jede Schicht braucht eine bestimmte Zahl an Leuten. Helfer tragen sich selbst ein, die Planung teilt zu. Diese Seite zeigt beides Schritt für Schritt. Hintergrund und Betrieb stehen auf der Seite Schichtplanung.

Meine Schichten#

Öffne Schichten in der Seitenleiste, auf dem Handy unter Mehr. Du landest auf Meine.

Rechts die nächste Schicht, links deine Schichten und offene Schichten in deinen Projekten.

• Die Karte Nächste Schicht zeigt Tag, Zeit, Ort und wer mit dir dort ist.
• Darunter stehen deine Schichten nach Tagen, danach offene Schichten, die noch Leute brauchen.
• Die Wabe zeigt, wie voll eine Schicht ist. Daneben stehen die Zahl und ein Zeichen: ein Dreieck heißt, es fehlt jemand, ein Haken heißt, das Soll ist erreicht, ein Schloss heißt, die Schicht ist voll.

Auf dem Handy steht die nächste Schicht oben.

Eintragen und austragen#

1. Öffne Events und dann ein Event, oder tippe direkt auf eine offene Schicht.
2. Tippe bei einer Schicht auf Eintragen.

Das Event mit allen Schichten nach Tagen. Oben steht, wie viele Plätze besetzt sind.

Ein Tipp auf eine Schicht öffnet ihr Blatt mit Zeit, Ort und den Leuten darauf.

Das Blatt einer Schicht. Wer eingetragen ist, sieht hier Austragen.

Kannst du doch nicht, wähle Austragen. Hinata fragt einmal nach, dann ist dein Platz wieder frei.

Auf die Warteliste#

Ist eine Schicht voll, steht dort Auf Warteliste setzen.

Die Schicht Grill ist voll. Du stehst auf Platz 1 der Warteliste.

• Wird ein Platz frei, rückst du automatisch nach und bekommst eine Benachrichtigung.
• In Meine steht dann Nachgerückt, bitte bis … bestätigen. Tippe auf Bestätigen.
• Mit Warteliste verlassen gehst du wieder runter.

Zugeteilt bekommen#

Teilt dich die Planung einer Schicht zu, steht sie mit Zugeteilt in deiner Liste. Bestätigen sagt zu, Ablehnen gibt den Platz zurück.

Der Kalender#

Kalender zeigt alle Schichten deiner Projekte als Woche oder Monat.

Die Woche öffnet eine Stunde vor der ersten Schicht. Zeichen und Zahlen wie in der Liste.

• Alle Projekte filtert auf ein Projekt.
• Nur unterbesetzt zeigt nur Schichten, denen noch Leute fehlen.
• Monat wechselt zur Monatsansicht. Ein Punkt heißt eigene Schicht, ein Ring heißt unterbesetzt.

Im Monat zeigt jeder Tag nur seine Marken. Ein Tipp öffnet den Tag.

Auf dem Handy zeigt der Kalender einen Tag mit der Wochenleiste darüber. Der Monatsname oben öffnet das Menü mit Ansicht, Woche oder Monat, Heute und den Filtern.

Das Menü hinter dem Monatsnamen.

Für die Planung#

Planen dürfen Leitung und Team-Admins eines Projekts und alle, die dort als Planer eingetragen sind.

Ein Event anlegen#

1. Öffne Events und tippe auf + Event.
2. Wähle das Projekt, gib Name, Beginn, Ende und Ort ein.
3. Tippe auf Anlegen.

Ein Event braucht Projekt, Name, Beginn und Ende.

Unter Weitere Angaben stehen die Zeitzone und der Schalter Selbst eintragen erlaubt. Ist er aus, teilt nur die Planung zu.

Serien#

Für ein Event, das sich wiederholt, wähle bei Wiederholen Täglich, Wöchentlich, Monatlich oder Eigene Regel.

Die Auswahl unter Wiederholen.

Bei einer eigenen Regel wählst du Abstand, Wochentage und das Ende der Serie.

Änderst du später einen Termin einer Serie, fragt Hinata: Nur dieses oder Alle künftigen.

Schichten anlegen#

Auf der Seite eines Events legst du mit + Schicht eine Schicht an. Schneller geht es im Kalender:

1. Öffne Kalender in der Woche.
2. Ziehe mit der Maus über die Zeit, die die Schicht dauern soll. Auf dem Handy drückst du lange und ziehst dann.
3. Beim Loslassen öffnet sich der Editor mit genau dieser Zeit im passenden Event.
4. Gib einen Namen ein, wähle Gebraucht und bei Bedarf eine Obergrenze, dann Speichern.

Gezogen am Donnerstag von 9:30 bis 11:30. Das Event ist schon gewählt.

Liegen dort mehrere Events, fragt Hinata, für welches. Liegt dort keines, bietet Hinata Neues Event mit dieser Zeit an.

Ohne Ziehen geht es über + im Kalender: Neues Event oder Schicht anlegen.

Das Plus neben Monat, auf dem Handy oben neben der Glocke.

Mit Auf weitere Tage übernehmen im Editor legst du dieselbe Schicht für mehrere Tage auf einmal an.

Zuteilen und herausnehmen#

1. Tippe bei einer Schicht auf Zuteilen.
2. Suche die Person und tippe auf sie. Mich eintragen steht ganz oben.

Wer schon auf der Schicht steht, ist ausgegraut.

Im Blatt einer Schicht nimmt das x neben einem Namen die Person wieder heraus. Ein frei gewordener Platz geht automatisch an die erste Person der Warteliste.

Verschieben, absagen, löschen#

• Im Kalender ziehst du einen Block an eine andere Stelle. Hinata fragt einmal nach.
• Mehr auf der Seite eines Events bietet Bearbeiten, Absagen und Löschen.

Das Menü Mehr auf der Seite eines Events.

Den Schichtplan exportieren#

1. Tippe auf der Seite eines Events auf Mehr und dann Schichtplan exportieren.
2. Wähle PDF, Word oder Tabelle.
3. Mit Mit Namen stehen die Namen der Leute in der Datei. Den Schalter sehen nur Planer.

Der Export als PDF, Word oder Tabelle.

Planer ernennen#

Die Leitung eines Projekts ernennt Planer in den Projekteinstellungen unter Schichtplanung mit Planer hinzufügen.

Planer teilen zu und legen Schichten an, ändern aber keine Projekteinstellungen.

Schichten im eigenen Kalender#

Deine Schichten erscheinen auf Wunsch in Apple Kalender, Google Kalender oder Outlook.

1. Öffne Einstellungen, dann Benachrichtigungen, ganz unten Schichten im eigenen Kalender.
2. Tippe auf Abo-Adresse erzeugen.
3. Tippe auf In Kalender öffnen oder kopiere die Adresse in deinen Kalender.

Ein aktives Abo. Neu erzeugen macht die alte Adresse ungültig.

Die Adresse wird nur einmal angezeigt. Im Abo stehen nur deine eigenen Schichten.

Für Admins: einschalten#

1. Öffne Admin, dann Plattform.
2. Schalte Schichtplanung ein.

Der Schalter Schichtplanung unter Plattformverhalten.

Die Schichtplanung braucht MongoDB als Replica Set. Ohne Replica Set steht statt des Schalters ein Hinweis. Mehr dazu auf der Seite Schichtplanung.