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E-Mail zu Vorgang

Hinata kann ein Postfach überwachen und aus jeder ungelesenen E-Mail einen Vorgang machen. Du richtest eine Support- oder Eingangsadresse auf ein IMAP-Postfach aus. Jede neue Mail wird dann ein Vorgang im Projekt deiner Wahl:

  • Betreff wird Titel.
  • Text wird Beschreibung.
  • Absender wird als Melder gespeichert.

Als Ziel kannst du nur ein Projekt wählen, in dem du selbst Mitglied bist.

Das ist der eingehende Teil. Ausgehende Mails (Verifizierung, Passwort-Reset, Benachrichtigungen) erklärt E-Mail & SMTP.

Zur Laufzeit konfiguriert, kein Neustart

Du stellst den E-Mail-Eingang im Adminbereich ein. Die Einstellungen liegen in MongoDB. Einschalten, Postfach ändern oder Zielprojekt wechseln wirkt ohne Serverneustart, weil der Poller die Einstellungen in jedem Durchlauf neu liest.

So funktioniert es

Der Server fragt das Postfach regelmäßig ab. Ist der Eingang aktiviert und sind Host und Standardprojekt gesetzt, passiert in jedem Durchlauf Folgendes:

  1. Verbindung per IMAP oder IMAPS.
  2. Der gewählte Ordner wird nach ungelesenen Nachrichten durchsucht.
  3. Aus jeder Nachricht entsteht ein Vorgang.
  4. Die Nachricht wird als gelesen markiert und nie doppelt importiert.
geplanter Poll (respektiert dein Poll-Intervall)
        │
        ▼
aktiviert? Host + Standardprojekt gesetzt?  ── nein ──▶ nichts tun
        │ ja
        ▼
IMAP/IMAPS verbinden → Ordner öffnen (READ_WRITE)
        │
        ▼
UNSEEN-Nachrichten suchen
        │
        ▼
für jede: Vorgang im Standardprojekt erstellen, dann als SEEN markieren

Schlägt ein Durchlauf fehl (Postfach nicht erreichbar, falsche Zugangsdaten), wird der Fehler geloggt. Der nächste Durchlauf versucht es erneut. Es geht keine Mail verloren, weil ungelesene Nachrichten beim nächsten erfolgreichen Abruf importiert werden.

Was erstellt wird

Jede Nachricht wird ein Vorgang im gewählten Standardprojekt:

VorgangsfeldStammt aus
TitelDer Betreff der E-Mail (oder (no subject), falls leer), auf eine sichere Länge gekürzt
BeschreibungEin kurzer Kopf mit dem Absender, dann der Klartext der Nachricht. Gibt es keinen Klartextteil, wird der HTML-Teil zu Text umgewandelt
TypTask
MelderDie E-Mail-Adresse des Absenders
AutorDer Absender, falls seine Adresse zu einem aktiven Hinata-Konto gehört. Dann bekommt er wie jeder Beobachter Benachrichtigungen zu jeder Änderung. Gehört die Adresse niemandem, bleibt der Vorgang ohne Autor. Der Kopf der Beschreibung nennt den Absender trotzdem

Ein Autor ohne Projektmitgliedschaft

Autor zu sein gibt keinen Zugriff. Nur wer Projektmitglied ist, kann den Vorgang öffnen. Ein Autor außerhalb des Projekts bekommt weiter E-Mail- und Push-Benachrichtigungen, aber ohne Link, denn der würde nur zum Fehler „kein Mitglied“ führen. Soll er den Vorgang verfolgen, nimm ihn ins Projekt auf.

Es ist ein normaler Vorgang. Er startet im Standardstatus des Workflows und erscheint auf Board und Backlog. Du kannst ihn zuweisen, labeln, verlinken und kommentieren. Ist das Projekt mit Git verbunden, sammelt er Entwicklungsinformationen, sobald jemand seinen Schlüssel erwähnt.

Wähle ein dediziertes Eingangsprojekt

Leite eingehende Mails in ein eigenes Projekt, zum Beispiel einen Support-Posteingang. Dort sichtet jemand jeden neuen Vorgang, weist ihn zu, setzt Typ und Priorität oder verschiebt ihn ins richtige Projekt. So landen keine ungefilterten Mails auf einem aktiven Board.

Konfiguration

Öffne Adminbereich → E-Mail-Eingang und trag die Postfachdaten ein:

EinstellungStandardBedeutung
AktiviertfalseHauptschalter für den Poller
Host(leer)Hostname des IMAP-Servers
Port993IMAP-Port
SSLtrueIMAPS verwenden (implizites TLS). Der Standardport dafür ist 993
Benutzername(leer)Postfach-Login
Passwort(leer)Postfach-Passwort. Nur schreibbar, die API gibt es nie zurück
OrdnerINBOXWelcher Ordner gescannt wird
Standardprojekt(leer)Das Projekt, in dem die Vorgänge landen
Poll-Intervall60 sMindestabstand zwischen zwei Abrufen in Sekunden

Der Eingang tut nichts, solange nicht Aktiviert an ist und Host und Standardprojekt gesetzt sind. Eine halbfertige Konfiguration bleibt also wirkungslos.

Verwende ein dediziertes Postfach

Jede ungelesene Nachricht im Ordner wird importiert und als gelesen markiert. Nutze ein Postfach nur für diesen Zweck. In einem gemeinsamen Posteingang würden sonst normale ungelesene Mails zu Vorgängen und als gelesen markiert.

Wie es ausgehendes SMTP ergänzt

Beide Richtungen sind unabhängig und werden getrennt eingestellt:

  • Eingehend (diese Seite): IMAP-Abruf, eingestellt im Adminbereich (MongoDB). Macht aus empfangenen Mails Vorgänge.
  • Ausgehend (E-Mail & SMTP): das SMTP-Relay, über das Hinata Mails zu Verifizierung, Passwort-Reset und Benachrichtigungen sendet.

Du kannst jede Richtung allein nutzen. Eine reine Statusseite sendet vielleicht nur, eine Eingangsadresse empfängt vielleicht nur. Die meisten Produktivinstallationen nutzen beides: SMTP für die Mails an Nutzer und den Eingang für Supportanfragen.

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