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E-Mail zu Vorgang#

Hinata kann ein Postfach überwachen und jede eingehende Nachricht in einen Vorgang verwandeln. Richte eine Support- oder Eingangsadresse auf ein IMAP-Postfach aus, und jede ungelesene E-Mail wird zu einem neuen Vorgang im Projekt deiner Wahl — Betreff als Titel, Textkörper als Beschreibung, Absender als Melder erfasst. Es ist die eingehende Hälfte von Hinatas E-Mail-Geschichte; die ausgehende Hälfte (Verifizierung, Passwort-Reset, Benachrichtigungen) wird auf der Seite E-Mail & SMTP behandelt.

Zur Laufzeit konfiguriert, kein Neustart

Der E-Mail-Eingang wird im Adminbereich der App konfiguriert, und die Einstellungen liegen in MongoDB. Das Aktivieren, das Ändern des Postfachs oder das Umstellen des Zielprojekts greifen alle ohne Neustart des Servers — der Poller liest die aktuellen Einstellungen in jedem Zyklus.

So funktioniert es#

Der Server betreibt einen geplanten Poller. In jedem Zyklus liest er die aktuellen Eingangseinstellungen und verbindet sich, wenn der Eingang aktiviert und ein Host sowie ein Standardprojekt konfiguriert sind, über IMAP (oder IMAPS) mit dem Postfach, scannt den gewählten Ordner nach ungelesenen Nachrichten, erzeugt aus jeder einen Vorgang und markiert die Nachricht als gelesen, sodass sie nie zweimal importiert wird.

geplanter Poll (respektiert dein Poll-Intervall)
        │
        ▼
aktiviert? Host + Standardprojekt gesetzt?  ── nein ──▶ nichts tun
        │ ja
        ▼
IMAP/IMAPS verbinden → Ordner öffnen (READ_WRITE)
        │
        ▼
UNSEEN-Nachrichten suchen
        │
        ▼
für jede: Vorgang im Standardprojekt erstellen, dann als SEEN markieren

Schlägt ein Poll fehl (Postfach nicht erreichbar, falsche Zugangsdaten), wird der Fehler protokolliert und der nächste Zyklus versucht es einfach erneut — ein vorübergehender Ausfall verliert nie eine E-Mail, weil ungelesene Nachrichten beim nächsten erfolgreichen Poll abgeholt werden.

Was erstellt wird#

Jede importierte Nachricht wird zu einem Vorgang im Standardprojekt, das du ausgewählt hast:

Vorgangsfeld	Stammt aus
Titel	Der Betreff der E-Mail (oder `(no subject)`, falls leer), auf eine sichere Länge gekürzt
Beschreibung	Ein kurzer Header, der vermerkt, von wem er erstellt wurde, dann der Klartext-Textkörper der Nachricht (der HTML-Teil wird zu Text reduziert, falls kein Klartext-Teil existiert)
Typ	Task
Melder	Die E-Mail-Adresse des Absenders wird am Vorgang erfasst

Da es ein normaler Vorgang ist, gilt sofort alles andere in Hinata: Er landet im Standard-Workflow-Status des Projekts, erscheint auf Board und Backlog, kann zugewiesen, mit Labels versehen, verlinkt und kommentiert werden und — wenn das Projekt mit Git verbunden ist — Entwicklungsinformationen aufnehmen, sobald jemand seinen Schlüssel referenziert.

Wähle ein dediziertes Eingangsprojekt

Richte den Eingang auf ein Projekt aus, das existiert, um rohe eingehende E-Mails zu empfangen (zum Beispiel ein Support-Posteingang). Eine Person triagiert jeden neuen Vorgang — weist ihn zu, setzt Typ und Priorität oder verschiebt ihn ins richtige Projekt — statt ungefilterte E-Mails auf einem aktiven Lieferboard landen zu lassen.

Konfiguration#

Öffne den Adminbereich → E-Mail-Eingang und gib die Postfachdetails an. Die verfügbaren Einstellungen und ihre Standardwerte:

Einstellung	Standard	Bedeutung
Aktiviert	`false`	Hauptschalter für den Poller
Host	—	Hostname des IMAP-Servers
Port	`993`	IMAP-Port
SSL	`true`	IMAPS verwenden (implizites TLS); der Standardport dafür ist `993`
Benutzername	—	Postfach-Login
Passwort	—	Postfach-Passwort (write-only — wird von der API nie zurückgegeben)
Ordner	`INBOX`	Welcher Ordner gescannt wird
Standardprojekt	—	Das Projekt, das die erstellten Vorgänge empfängt
Poll-Intervall	`60` s	Mindestsekunden zwischen Postfach-Scans

Der Eingang bleibt untätig, bis Aktiviert an ist und sowohl ein Host als auch ein Standardprojekt gesetzt sind — so tut eine halbfertige Konfiguration nie etwas Unerwartetes.

Verwende ein dediziertes Postfach

Jede ungelesene Nachricht im gewählten Ordner wird importiert und dann als gelesen markiert. Richte den Eingang auf ein Postfach aus, das nur diesem Zweck dient, nicht auf einen gemeinsam genutzten menschlichen Posteingang — sonst würden gewöhnliche ungelesene E-Mails in Vorgänge verwandelt und als gelesen markiert.

Wie es ausgehendes SMTP ergänzt#

Die beiden Richtungen sind unabhängig und werden separat konfiguriert:

Eingehend (diese Seite) — IMAP-Polling, im Adminbereich (MongoDB) konfiguriert, verwandelt empfangene E-Mails in Vorgänge.
Ausgehend — E-Mail & SMTP — das SMTP-Relay, das Hinata nutzt, um Verifizierungs-, Passwort-Reset- und Benachrichtigungs-E-Mails zu senden.

Du kannst jede ohne die andere betreiben. Eine schreibgeschützte Statusseite sendet vielleicht nur ausgehende E-Mails; eine Eingangsadresse nimmt vielleicht nur E-Mails entgegen. Die meisten Produktiv-Deployments betreiben beide: SMTP, damit Nutzer ihre E-Mails erhalten, und den Eingang, damit Support-Anfragen zu nachverfolgten Vorgängen werden.